20 de junho de 2010 N° 16372
DRIBLE NOS PONTEIROS
Com administração, planejamento e disciplina, é possível fugir de armadilhas que roubam horas e energia do seu dia a dia
Perfeccionista declarado, o diretor da Efenge Engenharia, Edson Fontana, 49 anos, tinha um grave problema com o relógio. Acumulava, além de quatro telefones e um radiocomunicador sobre a mesa, uma pilha de tarefas que consumiam grande parte do seu tempo e da sua energia.
Ao envolver-se em todos os processos da empresa, era absorvido pelo trabalho e não raramente ficava preso até tarde no escritório e estendia sua carga horária para os fins da semana. Com quatro fortes crises de estresse no currículo, Fontana achou que era tempo de mudar. Outro alerta veio da secretária, que percebeu um problema na maneira como o chefe organizava os compromissos, sobretudo as reuniões de trabalho:
– Quando tinha um espaço na minha agenda, eu marcava algo. Não me preparava para as reuniões.
De fato, reuniões podem se tornar grandes obstáculos na administração do tempo. Uma pesquisa da Triad Consulting mostrou que um terço delas poderia ser cancelada. A diretora da Powerself, Manuela Wagner, pontua: é preciso, primeiro, saber marcar uma reunião. Ter em mãos uma pauta com os objetivos claros e com tempos determinados são outras dicas importantes para evitar que um momento como esse seja desperdiçado.
Para modificar os hábitos não apenas dele, mas dos 22 funcionários que trabalham na sede da empresa, no bairro São João, zona norte de Porto Alegre, Fontana buscou orientação. No que chama de efeito cascata, alterou rotinas em todos os níveis da companhia.
Começou com a própria mesa: reduziu para dois os aparelhos de telefone – ambos são “filtrados” pela secretária. A mudança teve um efeito positivo na organização do tempo. A sugestão de especialistas no assunto é de que, inclusive, se tente centralizar todas as chamadas em um único aparelho. Telefonemas, ferramentas como o skype, os chats e as visitas inesperadas entram na chamada categoria das interrupções – e são grandes ladrões de tempo.
Foi justamente para evitar interrupções desnecessárias que Fontana tomou uma decisão um tanto quanto radical, mas compreendida pelos subordinados: para ter acesso a sua sala, é preciso digitar uma senha que só três pessoas têm conhecimento.
Sobre a mesa de trabalho, outras ferramentas também ajudam a manter o tempo a favor do executivo. Os papéis estão organizados e uma agenda ajuda a lembrá-lo dos compromissos e a planejar os dias seguintes. Duas ações consideradas eficazes. Uma estação de trabalho bagunçada é ruim, porque faz com que a pessoa perca tempo para buscar a informação de que precisa.
Para lidar com e-mails, outro grande inimigo da organização do tempo, o diretor também estabeleceu uma rotina: spams e propaganda são automaticamente “zerados” por uma funcionária. Já de manhã, faz a leitura. Durante o dia, mantém a caixa aberta, mas estabeleceu uma regra:
– Me manda um e-mail. Se for urgente e eu não respondi, liga.
Separar um momento para a leitura do correio eletrônico é o ideal. Os horários mais recomendáveis, segundo Manuela, são a primeira hora da manhã, a primeira hora da tarde e o final da tarde. E para que a coisa funcione mesmo é preciso respeitar isso.
Outra adaptação feita na rotina de Fontana favorece a organização do tempo: a descentralização de tarefas. Antes de chegar até ele, os assuntos passam pelas quatro gerências. Atualmente com 11 obras em andamento, o diretor também mantém à risca o planejamento de uma rotina que inclui inglês três vezes por semana e ioga outras duas vezes. Ele interrompe “o que estiver fazendo” para atender ao compromisso com o personal trainer. O ambiente de trabalho colabora: uma área comum com cozinha, quadra de futebol, mesa de sinuca e miniacademia está à disposição dele e dos funcionários. Com tantos avanços, o executivo diz que sabe exatamente onde pode melhorar:
– Preciso ampliar meu tempo interno.
Fonte: ZEROHORA.COM
DRIBLE NOS PONTEIROS
Com administração, planejamento e disciplina, é possível fugir de armadilhas que roubam horas e energia do seu dia a dia
Perfeccionista declarado, o diretor da Efenge Engenharia, Edson Fontana, 49 anos, tinha um grave problema com o relógio. Acumulava, além de quatro telefones e um radiocomunicador sobre a mesa, uma pilha de tarefas que consumiam grande parte do seu tempo e da sua energia.
Ao envolver-se em todos os processos da empresa, era absorvido pelo trabalho e não raramente ficava preso até tarde no escritório e estendia sua carga horária para os fins da semana. Com quatro fortes crises de estresse no currículo, Fontana achou que era tempo de mudar. Outro alerta veio da secretária, que percebeu um problema na maneira como o chefe organizava os compromissos, sobretudo as reuniões de trabalho:
– Quando tinha um espaço na minha agenda, eu marcava algo. Não me preparava para as reuniões.
De fato, reuniões podem se tornar grandes obstáculos na administração do tempo. Uma pesquisa da Triad Consulting mostrou que um terço delas poderia ser cancelada. A diretora da Powerself, Manuela Wagner, pontua: é preciso, primeiro, saber marcar uma reunião. Ter em mãos uma pauta com os objetivos claros e com tempos determinados são outras dicas importantes para evitar que um momento como esse seja desperdiçado.
Para modificar os hábitos não apenas dele, mas dos 22 funcionários que trabalham na sede da empresa, no bairro São João, zona norte de Porto Alegre, Fontana buscou orientação. No que chama de efeito cascata, alterou rotinas em todos os níveis da companhia.
Começou com a própria mesa: reduziu para dois os aparelhos de telefone – ambos são “filtrados” pela secretária. A mudança teve um efeito positivo na organização do tempo. A sugestão de especialistas no assunto é de que, inclusive, se tente centralizar todas as chamadas em um único aparelho. Telefonemas, ferramentas como o skype, os chats e as visitas inesperadas entram na chamada categoria das interrupções – e são grandes ladrões de tempo.
Foi justamente para evitar interrupções desnecessárias que Fontana tomou uma decisão um tanto quanto radical, mas compreendida pelos subordinados: para ter acesso a sua sala, é preciso digitar uma senha que só três pessoas têm conhecimento.
Sobre a mesa de trabalho, outras ferramentas também ajudam a manter o tempo a favor do executivo. Os papéis estão organizados e uma agenda ajuda a lembrá-lo dos compromissos e a planejar os dias seguintes. Duas ações consideradas eficazes. Uma estação de trabalho bagunçada é ruim, porque faz com que a pessoa perca tempo para buscar a informação de que precisa.
Para lidar com e-mails, outro grande inimigo da organização do tempo, o diretor também estabeleceu uma rotina: spams e propaganda são automaticamente “zerados” por uma funcionária. Já de manhã, faz a leitura. Durante o dia, mantém a caixa aberta, mas estabeleceu uma regra:
– Me manda um e-mail. Se for urgente e eu não respondi, liga.
Separar um momento para a leitura do correio eletrônico é o ideal. Os horários mais recomendáveis, segundo Manuela, são a primeira hora da manhã, a primeira hora da tarde e o final da tarde. E para que a coisa funcione mesmo é preciso respeitar isso.
Outra adaptação feita na rotina de Fontana favorece a organização do tempo: a descentralização de tarefas. Antes de chegar até ele, os assuntos passam pelas quatro gerências. Atualmente com 11 obras em andamento, o diretor também mantém à risca o planejamento de uma rotina que inclui inglês três vezes por semana e ioga outras duas vezes. Ele interrompe “o que estiver fazendo” para atender ao compromisso com o personal trainer. O ambiente de trabalho colabora: uma área comum com cozinha, quadra de futebol, mesa de sinuca e miniacademia está à disposição dele e dos funcionários. Com tantos avanços, o executivo diz que sabe exatamente onde pode melhorar:
– Preciso ampliar meu tempo interno.
Fonte: ZEROHORA.COM
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