Manter a regularidade de registros de atas de assembleias e demais documentos de sua ONG é requisito importante para demonstrar seriedade, transparência e respeito aos integrantes, dirigentes da entidade e à sociedade, de forma geral.
Para tratar deste assunto, o Terceiro Setor Online entrevistou o Dr. Marcelo Antonio Pinheiro, Oficial Substituto do 9º Registro de Títulos e Documentos e Civil de Pessoas Jurídicas de São Paulo, que destacou a importância do registro dos atos das ONGs, e tratou da necessidade de formalização dos atos para preservação dos associados
TSO: Qual a importância do registro de documentos das organizações não governamentais no Registro Civil das Pessoas Jurídicas?
Dr. Marcelo: São muitos os benefícios, dentre eles, costumo destacar: a transparência dos atos praticados em nome da Organização, propiciar a publicidade dos atos praticados, estabelecer uma presunção da real data em que a documentação foi efetuada e definir um termo inicial/final das responsabilidades, inclusive dos administradores. Assim, considero que os principais beneficiários do registro são: os administradores, os associados, terceiros contratados, empregados e até mesmo a Administração.
TSO: Quais documentos devem ser registrados?
Dr. Marcelo: No mínimo, as atas de assembléias e demais reuniões que envolvam assuntos importantes, inclusive para os administradores, por exemplo, eleições, alterações estatutárias, deliberação de contas de diretoria ou de conselho fiscal, livros diários.
TSO: Quais as formalidades para registro de atas de assembléia?
Dr. Marcelo: Destaco algumas formalidades mínimas, dentre elas, um requerimento do ato a ser registrado; o documento utilizado para convocar todos os associados; a ata, subscrita pelo presidente, com reconhecimento de firma, e pelo secretário; a lista de presença, lembrando que tudo deve ser efetuado em conformidade com o estatuto e em vias originais.
Algumas peculiaridades: Se o assunto versar sobre aprovação ou alteração de estatuto, será necessário juntá-lo, com a participação e análise do advogado responsável. Por fim, se o assunto for eleição e posse, os eleitos assinam juntamente com o presidente e secretário a ata.
TSO: Quais as implicações da falta de registro de documentos?
Dr. Marcelo: São inúmeras as implicações, as mais comuns são: as possíveis perdas de recursos advindos de convênios, inclusive com a Administração ou com empresas doadoras de recursos; extinção de convênios; responsabilização dos administradores por atos praticados em nome e por conta da Organização; possibilidade de extravio dos documentos sem condições de reprodução dos mesmos.
TSO: Outra situação não muito rara é a falta do registro cumulada com a falta da observação dos prazos dos mandatos dos administradores, ou seja, o mandato expirou em janeiro de 2009 e a assembléia foi feita em março de 2010, o que fazer?
Dr. Marcelo: Nesse caso, recomendamos aos administradores da gestão registrada, em conjunto com os administradores da atual gestão eleita e empossada, que ratifiquem todos os atos praticados no período da irregularidade, a fim de que seja reconhecida juridicamente a sucessão e continuidade dos atos da Organização, através de um documento particular com assinaturas dos envolvidos, com reconhecimento de firma e requerimento de registro.
Por fim, ressalto que a principal dificuldade dos associados é conhecer o estatuto, inclusive dos diretores/conselheiros, assim, segue uma dica: atenção especial quanto aos critérios de convocação, instalação e deliberação da assembléia; atenção quanto ao número de associados presentes e aptos a votar (verificar os quóruns), e se os assuntos que serão tratados nas assembléias merecem um número especial de presentes para votar a matéria.
Dr. Marcelo Antonio Pinheiro, pós graduado em Direito Civil pela Escola Paulista de Direito – EPD e Substituto do 9º Oficial de Registro de Títulos e Documentos e Civil das Pessoas Jurídicas de SP.
Para tratar deste assunto, o Terceiro Setor Online entrevistou o Dr. Marcelo Antonio Pinheiro, Oficial Substituto do 9º Registro de Títulos e Documentos e Civil de Pessoas Jurídicas de São Paulo, que destacou a importância do registro dos atos das ONGs, e tratou da necessidade de formalização dos atos para preservação dos associados
TSO: Qual a importância do registro de documentos das organizações não governamentais no Registro Civil das Pessoas Jurídicas?
Dr. Marcelo: São muitos os benefícios, dentre eles, costumo destacar: a transparência dos atos praticados em nome da Organização, propiciar a publicidade dos atos praticados, estabelecer uma presunção da real data em que a documentação foi efetuada e definir um termo inicial/final das responsabilidades, inclusive dos administradores. Assim, considero que os principais beneficiários do registro são: os administradores, os associados, terceiros contratados, empregados e até mesmo a Administração.
TSO: Quais documentos devem ser registrados?
Dr. Marcelo: No mínimo, as atas de assembléias e demais reuniões que envolvam assuntos importantes, inclusive para os administradores, por exemplo, eleições, alterações estatutárias, deliberação de contas de diretoria ou de conselho fiscal, livros diários.
TSO: Quais as formalidades para registro de atas de assembléia?
Dr. Marcelo: Destaco algumas formalidades mínimas, dentre elas, um requerimento do ato a ser registrado; o documento utilizado para convocar todos os associados; a ata, subscrita pelo presidente, com reconhecimento de firma, e pelo secretário; a lista de presença, lembrando que tudo deve ser efetuado em conformidade com o estatuto e em vias originais.
Algumas peculiaridades: Se o assunto versar sobre aprovação ou alteração de estatuto, será necessário juntá-lo, com a participação e análise do advogado responsável. Por fim, se o assunto for eleição e posse, os eleitos assinam juntamente com o presidente e secretário a ata.
TSO: Quais as implicações da falta de registro de documentos?
Dr. Marcelo: São inúmeras as implicações, as mais comuns são: as possíveis perdas de recursos advindos de convênios, inclusive com a Administração ou com empresas doadoras de recursos; extinção de convênios; responsabilização dos administradores por atos praticados em nome e por conta da Organização; possibilidade de extravio dos documentos sem condições de reprodução dos mesmos.
TSO: Outra situação não muito rara é a falta do registro cumulada com a falta da observação dos prazos dos mandatos dos administradores, ou seja, o mandato expirou em janeiro de 2009 e a assembléia foi feita em março de 2010, o que fazer?
Dr. Marcelo: Nesse caso, recomendamos aos administradores da gestão registrada, em conjunto com os administradores da atual gestão eleita e empossada, que ratifiquem todos os atos praticados no período da irregularidade, a fim de que seja reconhecida juridicamente a sucessão e continuidade dos atos da Organização, através de um documento particular com assinaturas dos envolvidos, com reconhecimento de firma e requerimento de registro.
Por fim, ressalto que a principal dificuldade dos associados é conhecer o estatuto, inclusive dos diretores/conselheiros, assim, segue uma dica: atenção especial quanto aos critérios de convocação, instalação e deliberação da assembléia; atenção quanto ao número de associados presentes e aptos a votar (verificar os quóruns), e se os assuntos que serão tratados nas assembléias merecem um número especial de presentes para votar a matéria.
Dr. Marcelo Antonio Pinheiro, pós graduado em Direito Civil pela Escola Paulista de Direito – EPD e Substituto do 9º Oficial de Registro de Títulos e Documentos e Civil das Pessoas Jurídicas de SP.
fonte:
http://www.terceirosetoronline.com.br/noticias/entrevista-com-o-9-oficial-de-registro-civil-de-pessoas-juridicas/
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