Mas a fase de Iniciação do Projeto pode ser um momento
confuso. Quando você tem o dinheiro aprovado para um novo projeto, todo
mundo quer opinar e começar. Pode parecer como se dezenas de pessoas
estivessem lhe dizendo o que fazer, ou, inversamente, como se ninguém
estivesse interessado e ninguém quisesse fazer parte dele!
Então o que faz um gerente de projeto durante a fase de
Iniciação do Projeto? É uma boa ideia esclarecer os papéis e
responsabilidades com o patrocinador do projeto, de modo que ambos
saibam quais são suas responsabilidades e não tropecem uns nos outros
nos primeiros dias do projeto.
Sim: Desenvolver o Termo de Abertura do Projeto
O gerente de projetos deve se envolver em montar o Termo de
Abertura do Projeto, com informações do patrocinador do projeto. Este
documento contém informações de alto nível sobre o projeto, incluindo
algumas etapas-chave e um calendário indicativo de projeto, informações
iniciais sobre o orçamento, e uma declaração sobre o que o projeto vai
alcançar. O termo de abertura é de propriedade do patrocinador, e é o
“acordo” formal para que o patrocinador autorize o projeto e registre
seu entendimento do que o projeto irá entregar.
Sim: Começar identificando os stakeholders
Outro papel do gerente de projeto é começar a identificar
os participantes do projeto. Com base no termo de abertura, você deve
ter alguma ideia das áreas que este projeto vai afetar. Estes são os
seus stakeholders. Seu patrocinador do projeto também será capaz de
oferecer alguma contribuição para este exercício, pois é provável que
ele tenha uma compreensão mais ampla das implicações do projeto do que
você neste momento.
Sim: Aconselhar os membros da equipe do projeto
É raro que um gerente de projeto possa escolher sua própria
equipe, mas você pode aconselhar o patrocinador do projeto sobre o tipo
de habilidades que você vai precisar na equipe. Se você tem alguma
preferência com relação aos membros da equipe e qualquer influência para
levá-los a bordo, este é o momento de falar! Peça a outros gerentes de
projeto ou chefes de departamento por seus conselhos sobre quem seria um
trunfo para o projeto.
Entretanto, esteja ciente que você pode simplesmente acabar
com membros da equipe que serão alocados para você e para o projeto com
base em suas habilidades e disponibilidade (às vezes só a sua
disponibilidade, infelizmente). Então, esteja preparado para trabalhar
com o que você tem.
Não: Autorizar o Projeto
Não é sua função, como gerente de projeto, autorizar o
projeto ou a tomar qualquer decisão final sobre o assunto neste momento.
Isso é trabalho do patrocinador do projeto. Tenha cuidado quando
começar a trabalhar em tarefas de projeto ou se comprometer com
quaisquer benefícios, despesas ou prazos antes de ter recebido a
autorização oficial para começar.
Não: Ser o dono do plano de negócios
O patrocinador do projeto é o dono do plano de negócios. O
plano de negócios normalmente inclui uma avaliação financeira completa
dos custos e benefícios de realizar o projeto, geralmente com métricas
como retorno sobre o investimento (ROI) e valor presente líquido (VPL)
para ajudar a diretoria a decidir se vale a pena realizar o projeto.
Você provavelmente irá ser solicitado a fornecer alguns
dados para o plano de negócios se ele ainda não estiver terminado. Isto
será, provavelmente, baseado em seu entendimento do negócio e outros
projetos semelhantes. No entanto, você pode descobrir que o plano de
negócios já foi finalizado e aprovado no momento em que você se juntar
ao projeto.
Talvez: Rever o cenário político
Dependendo de sua experiência e tempo de serviço com a
empresa, o estágio de Iniciação do Projeto é um bom momento para você
avaliar o cenário político em que o projeto irá operar. Se você for
terceirizado ou novo para a empresa, pode não ter muita informação sobre
quem é influente, que departamentos precisam ser mantidos informados ou
quais protocolos são fundamentais para tornar o projeto um sucesso. Se
fizer mais tempo que você está na empresa, você pode ser capaz de
resolver tudo isso, e se você estiver na empresa por um tempo bem maior,
você já deve ter feito isso sem perceber!
O patrocinador pode ajudar com tudo isso e deve estar
disponível para lhe fornecer algumas informações e orientações sobre as
pessoas, equipes e políticas envolvidas no sentido de ter este projeto
realizado com sucesso. Trabalhe com o seu patrocinador para estabelecer o
ambiente em que você estará trabalhando.
Talvez: Identificar benefícios para o negócio
Seu patrocinador do projeto é responsável por identificar
os benefícios que o projeto trará ao negócio. Mesmo assim, eles podem
lhe pedir conselhos, tanto em relação aos tipos de benefícios que o
projeto irá entregar, quanto sobre como acompanhar e avaliá-los.
Se você não tem nenhuma experiência em gestão de
benefícios, não se preocupe, o seu patrocinador ainda deve ser capaz de
montar um bom caso e identificar os benefícios sem você. Se você
trabalhou em projetos similares antes, você poderia muito bem ter
algumas indicações úteis sobre a melhor maneira de registrar este tipo
de benefício. Seu patrocinador pode pedir suas informações, mas se não o
fizer e você tiver algo útil para compartilhar, não tenha medo de
oferecer seus conselhos e opiniões!
A Iniciação do Projeto é um momento agitado da vida de um
gerente de projeto, com muita coisa acontecendo para você e seu
patrocinador. Ser claro sobre as suas responsabilidades durante esse
estágio do projeto é uma boa maneira de garantir que você tenha um
grande começo de projeto.
Autor: Jason Westland
Artigo publicado originalmente no site ProjectManager.com
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